Aynı tesis için üç firmadan teklif isteyen bir satın alma müdürü, çoğu zaman birbirinden ciddi biçimde ayrışan üç rakamla karşılaşır. Aradaki fark nadiren kâr iştahından gelir; asıl ayrışma, firmaların hangi maliyeti hesaba katıp hangisini görmezden geldiğindedir. Bütçeyi doğru kurmanın yolu da tam burada saklı: rakamın kendisinden önce, rakamın içini bilmek.

En büyük kalem her zaman insan

Güvenlik hizmetinde maliyetin ezici kısmı personel gideridir. Brüt ücretin üzerine işveren SGK payı, yıllık izin karşılıkları, resmi tatil çalışmaları ve fazla mesai biner. Görevli izne çıktığında ya da rapor aldığında nokta boş kalamayacağı için bir de ikame görevli gerçeği vardır — sahada bunu hesaba katmayan teklif, ilk bayram haftasında kendini ele verir.

Ücret tarafında zemin bellidir: asgari ücret ve üzerine kurulan skala. Ücret zamlarının hizmet bedeline nasıl yansıdığını asgari ücret ve işveren maliyeti yazımızda ayrıntılı işlemiştik; sözleşmelerde zam dönemi maddesinin açık yazılması iki tarafı da sürprizden korur.

Vardiya matematiği: bir nokta kaç kişi demek?

Yöneticilerin en sık yanıldığı yer burasıdır. "Kapıda bir güvenlikçi olsun" cümlesi, 7/24 kesintisiz bir nokta isteniyorsa tek kişilik bir iş değildir. Hafta 168 saattir; bir görevlinin yasal çalışma süresi bunun yalnızca bir bölümünü karşılar. İzinler ve ikame ihtiyacı da eklendiğinde, kesintisiz tek nokta pratikte dört-beş kişilik bir kadro çizelgesi anlamına gelir. Teklifleri karşılaştırırken "kaç nokta" değil "kaç kadro" sorusunu sormak, tabloyu bir anda netleştirir.

Görünmeyen kalemler

Fiyat farkının ikinci kaynağı, tekliflerin kapsam dışı bıraktığı kalemlerdir:

• Üniforma, telsiz, el feneri gibi ekipmanın yenilenmesi
• Göreve başlangıç ve tazeleme eğitimleri
• Saha denetimi — gece devriye kontrolü, denetim raporu, nokta ziyaretleri
• Operasyon merkezinin ve yöneticinin payı

Bunlar teklife yazılmadığında yok olmazlar; ya hizmet kalitesinden kırpılır ya da sözleşme sürerken ek kalem olarak geri döner. Bize göre sağlıklı teklif, bu kalemleri satır satır gösterendir — neyi ödediğinizi bilirsiniz.

Fatura ve tevkifat

Özel güvenlik hizmeti faturalarında KDV tevkifatı uygulanır; muhasebe tarafında bütçeyi kurarken bunun nakit akışına etkisini önden bilmek gerekir. Ayrıntıları tevkifatlı fatura yazımızda bulabilirsiniz.

En düşük rakam ne zaman en pahalı seçenektir?

Sahada en çok şunu görüyoruz: piyasanın belirgin altında kalan teklif, ya vardiya matematiğini eksik kurmuştur ya da ikame ve denetimi hiç hesaplamamıştır. Sonuç, birkaç ay içinde görevli sirkülasyonu, boş kalan nokta ve yönetimle gerilim olarak tesisin kapısına gelir. Teklifin nasıl okunacağını fiyat teklifi inceleme rehberinde, firmayı nasıl eleyeceğinizi ise seçim kriterleri yazımızda anlattık.

Bütçe planı için pratik yol şudur: önce keşifle nokta ve vardiya ihtiyacını netleştirin, sonra kadro sayısı üzerinden konuşun. Rakam ancak bu iki adımdan sonra anlamlıdır.